Meetings spielen im Geschäftsleben und Alltag eine wichtige Rolle. Sie dienen verschiedenen Zwecken, darunter Kommunikation, Informationsaustausch, Entscheidungsfindung und Problemlösung. Ein effektives Meeting-Management ist jedoch unerlässlich für effektive Meetings und die gewünschten Ergebnisse. Es  umfasst die folgenden Phasen: Definition des Meeting-Zwecks, Festlegung der Tagesordnung, Identifizierung der Teilnehmer, Durchführung des Meetings und Abschluss. Jede dieser Phasen ist entscheidend für die Effektivität eines Meetings.

Grundprinzipien des Meeting-Managements

Die Grundprinzipien des Meeting-Managements sind:

• Festlegen des Meetingzwecks: Die Festlegung des Meetingzwecks ist der erste und wichtigste Schritt für eine effiziente und effektive Durchführung. Dies hilft, die Tagesordnung zu erstellen, die Teilnehmer zu identifizieren und die Dauer des Meetings festzulegen.
• Erstellen der Tagesordnung: Eine Tagesordnung ist eine Liste der Themen, die behandelt werden müssen, um die Ziele der Besprechung zu erreichen. Durch die Erstellung der Tagesordnung wird ein effizienter und effektiver Ablauf der Besprechung gewährleistet. Die Tagesordnung sollte vor der Besprechung an die Teilnehmer verteilt werden.
• Begrenzung der Teilnehmerzahl: Durch die Begrenzung der Teilnehmerzahl wird ein effizienter und effektiver Ablauf des Meetings gewährleistet. Zu viele Teilnehmer können dazu führen, dass das Meeting außer Kontrolle gerät und die Teilnehmer sich nicht mehr engagieren.
• Festlegen der Besprechungsdauer: Die Festlegung der Besprechungsdauer gewährleistet eine effiziente und effektive Durchführung der Besprechung. Die Besprechungsdauer sollte sich nach dem Zweck und der Tagesordnung der Besprechung richten. Die Besprechungsdauer sollte den Teilnehmern vor der Besprechung mitgeteilt werden.
• Festlegen des Besprechungsorts: Die Festlegung des Besprechungsorts stellt sicher, dass das Meeting effizient und effektiv abläuft. Der Besprechungsort sollte ein angenehmer Raum sein, in dem die Teilnehmer sitzen und sich unterhalten können.
• Festlegen eines Besprechungslayouts: Durch das Festlegen eines Besprechungslayouts wird sichergestellt, dass die Besprechung effizient und effektiv abläuft. Das Layout sollte so gestaltet sein, dass die Teilnehmer bequem sehen und sich unterhalten können.
• Meeting-Management: Das Meeting-Management stellt sicher, dass das Meeting effizient und effektiv abläuft. Der Manager muss das Meeting leiten und sicherstellen, dass die Teilnehmer eine Stimme haben, um die Ziele zu erreichen.
• Protokollierung der Besprechungsergebnisse: Die Protokollierung der Besprechungsergebnisse gewährleistet einen effizienten und effektiven Ablauf der Besprechung. Die im Rahmen der Besprechung getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen sollten im Protokoll festgehalten werden.

Grundlegende Elemente des Meeting-Managements

Zu den grundlegenden Elementen des Meeting-Managements gehören die Festlegung des Meeting-Zwecks, die Festlegung der Tagesordnung, die Leitung des Meetings, der Abschluss des Meetings sowie die Berichterstattung und Nachbesprechung nach dem Meeting. Diese Elemente sind entscheidend für ein produktives Meeting und das Erreichen der gesetzten Ziele.

Zweck des Treffens

Jedes Meeting sollte einen Zweck haben. Bevor Sie den Zweck des Meetings festlegen, ist es wichtig, klar zu definieren, warum das Meeting stattfindet und was damit erreicht werden soll. Ein klares Verständnis des Meeting-Zwecks gewährleistet ein produktives Meeting und das Erreichen der Ziele.

Um den Zweck des Meetings zu bestimmen, können folgende Fragen beantwortet werden:

• Warum findet das Treffen statt?
• Was soll mit dem Treffen erreicht werden?
• Welche Themen werden bei dem Treffen besprochen?
• Welche Beschlüsse werden bei der Sitzung gefasst?

Der Zweck des Meetings ist wichtig für die Festlegung der Tagesordnung und die Planung der während des Meetings durchzuführenden Aufgaben.

Agenda

Sobald der Zweck des Meetings festgelegt ist, muss die Tagesordnung erstellt werden. Die Tagesordnung ist ein Plan, der die zu besprechenden Themen und deren Zeitrahmen skizziert. Die Tagesordnung sollte auf den Zweck des Meetings zugeschnitten sein. Die Themen auf der Tagesordnung sollten für die Teilnehmer von Interesse sein und zur Produktivität des Meetings beitragen.

Folgende Punkte sollten bei der Erstellung der Tagesordnung beachtet werden:

• Die Tagesordnung sollte dem Zweck der Sitzung angemessen sein.
• Die Themen auf der Tagesordnung sollten Themen sein, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich ziehen und zur Effizienz des Meetings beitragen.
• Die auf die Tagesordnung zu setzenden Themen müssen im Verhältnis zur Dauer der Sitzung stehen.
• Die Tagesordnung muss den Teilnehmern im Voraus mitgeteilt werden.

Leitung der Tagung

Das Meeting-Management ist entscheidend für einen reibungslosen und produktiven Ablauf von Anfang bis Ende. Der Meeting-Leiter muss allen Teilnehmern den Zweck und die Tagesordnung des Meetings klar kommunizieren. Während des Meetings sollten die Teilnehmer die Möglichkeit haben, zu Wort zu kommen und ihre Meinung zu äußern. Diskussionen sollten kontrolliert und nicht vom eigentlichen Meeting-Ziel abgelenkt werden.

Folgende Punkte sollten bei der Durchführung des Meetings berücksichtigt werden:

• Der Besprechungsleiter muss allen Teilnehmern den Zweck und die Tagesordnung der Besprechung klar mitteilen.
• Der Besprechungsleiter sollte den Teilnehmern die Möglichkeit geben, zu sprechen und ihre Meinung zu äußern.
• Der Besprechungsleiter muss die Diskussionen unter Kontrolle halten und verhindern, dass sie vom Zweck der Besprechung abweichen.
• Der Meeting-Manager muss die notwendigen Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist.

Abschluss des Treffens

Am Ende der Sitzung sollte den Teilnehmern eine Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen und der zu ergreifenden Maßnahmen übermittelt werden. Diese Entscheidungen sollten im Sitzungsprotokoll festgehalten werden.

Zum Abschluss des Treffens sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen und die zu erledigenden Aufgaben sollten den Teilnehmern in zusammengefasster Form mitgeteilt werden.
• Die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen sollten im Sitzungsprotokoll festgehalten werden.

Berichterstattung und Informationen nach der Sitzung

Die in der Besprechung getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen sollten den zuständigen Personen nach der Besprechung mitgeteilt werden. Darüber hinaus sollten die in der Besprechung getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen ordnungsgemäß kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter informiert sind.

Bei der Berichterstattung und Information nach der Sitzung sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen und die zu erledigenden Aufgaben sollten den zuständigen Personen nach der Sitzung mitgeteilt werden.
• Die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen sollten angemessen bekannt gegeben werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter informiert sind.

Lean-Modell-Meeting-Management

Das Lean-Modell ist ein Managementansatz, der darauf abzielt, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen zu steigern. Das Lean-Modell lässt sich auch auf das Meeting-Management anwenden.

Folgende Punkte werden beim Meetingmanagement nach dem Lean-Modell berücksichtigt:

• Besprechungen finden nur bei Bedarf statt.
• Zweck und Ziele der Treffen sind klar definiert.
• Die Teilnehmer werden entsprechend dem Zweck und den Zielen des Treffens ausgewählt.
• Die Tagesordnung der Sitzung wird entsprechend dem Zweck und den Zielen der Sitzung erstellt.
• Treffpunkt und Uhrzeit richten sich nach der Verfügbarkeit der Teilnehmer.
• Während des Meetings werden die Teilnehmer an den Zweck und die Ziele des Meetings erinnert.
• Die Sitzung verläuft gemäß der Tagesordnung.
• Die Meinungen der Teilnehmer werden angehört und es wird versucht, einen Konsens zu erzielen.
• Am Ende des Meetings werden die getroffenen Entscheidungen und die zu erledigenden Aufgaben festgelegt.
• Besprechungsnotizen werden mit den Teilnehmern geteilt.
• Es werden die notwendigen Schritte unternommen, um die Ergebnisse des Treffens in die Praxis umzusetzen.

Das Meeting-Management nach dem Lean-Modell trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität von Meetings zu steigern und eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden.